Afhankelijk van de locatie van jouw evenement is er een vergunningsplicht of meldingsplicht. Voor beide opties kan je terecht bij het evenementenloket van de gemeente. Van daaruit worden de juiste adviezen gevraagd aan verschillende gemeentediensten, politie, brandweer en andere adviserende instanties. In het evenementenloket wordt jouw vergunning afgeleverd.
Let op: vanaf de aanvraag gebeurt alle verdere communicatie via het evenementenloket.
Wanneer vraag je een evenement aan?
De aanvraag dien je minstens twee maanden voor de aanvang van je evenement in. De behandeling van de aanvraag vraagt tijd, respecteer daarom altijd de indieningstermijn. Voor grootschalige evenementen is het aangeraden om je evenement vroeger in te dienen.
Let op: vindt jouw evenement binnen de twee maanden plaats? Dan kan je geen evenementenaanvraag meer doen.
Hoe vraag/meld je een evenement aan bij de gemeente?
Een evenement vraag je aan of meld je via het evenementenloket.
De melding/aanvraag vermeldt minstens volgende gegevens:
- Wie is de verantwoordelijke organisator?
- Wat zijn de contactgegevens van de organisator?
- Wat is de naam van het evenement?
- Wat is het adres en de plaats waar de activiteit plaatsvindt?
- Wat zijn de datum en het tijdstip van aanvang en de verwachte duur van het evenement?
- Wat zijn de datum en het tijdstip van de opbouw en afbraak van het evenement?
- Wat is het verwachte totaal aantal deelnemers (betalende en niet-betalende)?
- Wat is de omschrijving van de activiteit?
- Wat is de prijs van het evenement?
- Is het evenement voor iedereen toegankelijk?
- Is vooraf inschrijven verplicht, en zo ja, tot wanneer is dit mogelijk?
- Welk type evenement organiseer je?
- Wat is het verwachte aantal bezoekers?
- Zijn er verkeersmaatregelen nodig?
- Maak je gebruik van elektriciteit via een marktkast of stroomgroep?
- Worden er alcoholische dranken geschonken?
- Wordt er voeding aangeboden?
- Wil je promotie via gemeentelijke kanalen?
- Is er (open)vuur of vuurwerk aanwezig?
- Is er muziek of versterkt geluid?
- Is het een meerdaags evenement?
Via het evenementenloket kan je ook promotie aanvragen. Dien het formulier minstens twee maanden voor de start van je evenement volledig en correct in.
Let op: het is belangrijk dat je je evenement pas kenbaar maakt aan het grote publiek van zodra je de toelating hebt ontvangen via het evenementenloket.