Procedure en aanvraagformulier evenementen 

Het gemeentebestuur wil organisatoren van evenementen zo goed mogelijk helpen om in orde te zijn met de wettelijke reglementering.

Gezien het oplopend aantal particuliere vaten in de parochiezaal van Herselt, en de zeer laattijdige aanvragen die hiermee gepaard gaan, ziet het gemeentebestuur zich genoodzaakt om een aantal elementen in herinnering te brengen, en vanaf 1 januari 2020 strikt toe te zien op het respecteren van de termijn van 2 maanden voor het evenement.

 

Voor de particuliere vaten, zal er nu al worden toegezien op de termijn van 2 maanden, omdat het onmogelijk is om deze aanvragen anders tijdig en correct te kunnen behandelen, evenals de aanvragen voor vrijwillige security die hiermee gepaard gaan.

 

Om een aanvraag goed en correct te kunnen afhandelen is het van belang om met de volgende elementen rekening te houden:

  • Om een aanvraag voor een evenement in te dienen moet u “het aanvraagformulier voor de organisatie van een evenement” downloaden en invullen.
  • Het aanvraagformulier moet uiterlijk 2 maanden VOOR het evenement ingevuld terug bezorgd worden aan de administratie. De datum van de aanvraag wordt genoteerd . Bij een laattijdige aanvraag wordt het evenement geweigerd.
  • Het ingevulde aanvraagformulier moet terug bezorgd worden aan: vrijetijd@herselt.be. Deze diensten bevinden zich in VTC de Mixx, Asbroek 1 (op de 1ste verdieping). Een aanvraag mag ook gericht worden aan het College van Burgemeester en Schepenen, Kerkstraat 1.
  • Inname openbaar domein, zoals het afsluiten van een plein of weg, dient duidelijk aangeduid te worden op een plannetje. Aangezien deze gegevens o.a. aan de politie, de hulpdiensten en de rechtbank bezorgd worden zijn wijzigingen na de aanvraag niet meer mogelijk.
  • Aanvragen vrijwillige security moeten tijdig en volledig worden ingevuld worden binnengebracht.  

Eens een evenement aangevraagd is, worden de interne procedures opgestart. Het is van dan af heel moeilijk om nog 
gegevens te wijzigen. We raden u daarom aan om bij het invullen van het aanvraagformulier heel goed na te denken over: 

  • begin- en einduren 
  • parcours
  • gebruik van het openbaar domein 
  • het al dan niet spelen van elektronisch versterkte muziek 
  • het nodig hebben van vrijwillige security
  • ..

 

 

cultuur@herselt.be

Lut Willems
T 014/53 90 56

Diane Berghmans
T 014/53 90 57

 Christel Bervoets
T 014/53 90 58

jeugd@herselt.be

Ooms Brenda
T 014/53 90 59

sport@herselt.be
toerisme@herselt.be

Gert Aertgeerts
T 014/53 90 51
T 0477/40 29 79

Evy Mens
T 014/53 90 53
T 0474/61 60 97

Miekatrien Hondequin
T 014/53 90 55
T 0479/54 63 31